Geloof ・Hoop ・Liefde

Gegevensverwerking bij PGA

Gegevensverwerking bij Protestantse Gemeente Apeldoorn

Algemeen:
Het beheer van het landelijke systeem LRP (Leden Registratie Protestantse kerk) ligt bij de Landelijke Kerk. In LRP worden alle leden van de PKN geregistreerd, evenals het vastleggen van doop, belijdenis, huwelijk, etc. LRP wordt enerzijds gevoed door mutaties vanuit SILA en anderzijds vanuit Kerkelijke Bureaus of Ledenadministrateurs.
Het LRP-systeem bestaat uit 4 onderdelen:
– Ledenadministratie;
– Bijdragenadministratie;
– Registratie Pastoraal medewerker;
– Werkzaamheden Lokale Beheerder.
In de SILA (Stichting Interkerkelijke Ledenregistratie) werken 7 kerkgenootschappen samen ter ondersteuning van hun eigen ledenadministraties.

Welke mutaties geven de burgerlijke gemeenten via de BRP (Basis Registratie Personen) aan de SILA door?
– Verhuizingen;
– Overlijden;
– Naamswijzigingen;
– Wijziging burgerlijke staat.

Welke mutaties meldt de SILA aan de burgerlijke gemeenten?
– Aanmeldingen (nieuwe leden);
– Afmeldingen (‘bedankjes’).
Kerkleden die niet willen dat hun gegevens in de SILA-administratie staan, kunnen dit kenbaar maken aan hun kerkgenootschap. De gegevens worden dan onmiddellijk verwijderd en de ‘SILA-stip’ wordt automatisch weggehaald. En dat betekent vervolgens dat de kerk over de betrokkene geen mutaties meer krijgt vanuit de burgerlijke gemeente.
Voor kerkleden die niet langer kerklid willen zijn geldt uiteraard ook dat zij op hun verzoek uit de administratie verwijderd worden.
Scipio is een afgeleide (kopie) van LRP voor de lokale kerk. De dagelijks kopie wordt verzorgd door Hagru. Scipio is ook ingedeeld op de 4 eerder genoemde taakgebieden.
Het is de keuze van de plaatselijke kerk of zij haar Bijdrage-administratie voert in LRP of Scipio. De Protestantse Gemeente Apeldoorn gebruikt Scipio.
In het pastorale deel kunnen pastorale aantekeningen worden gemaakt. Bij wisseling van pastor of pastoraal medewerker worden de aantekeningen direct verwijderd.
Vanuit SKG (Stichting Kerkelijk Geldbeheer) gebruikt de PGA de App Kerkgeld en de Webshop SKG-Collect. Beiden kunnen gebruikt worden voor toezegging bijdrage, betalen bijdrage, bestellen collectebonnen, doen van giften en de collecte zelf.
De toezeggingen van een bijdrage worden dagelijks vanuit SKG gemeld aan Hagru (Scipio) en klaargezet om te verwerken door het KB. Wekelijks roomt SKG (als bank) de bedragen af van de gekoppelde rekeningen en stort deze op de betreffende rekeningen van de Protestantse Gemeente Apeldoorn.
Het bancaire verkeer wordt uitgevoerd door commerciële banken. Het betreft hier o.m. verwerken van betalingen, terugbetalingen, incasso’s, Ideal en afstorten van collectes.
In Exact Online wordt door de Boekhouder van de PGA en ook de penningmeesters van sommige wijken de boekhouding gevoerd.

Wie verwerkt wat:

LRP/Scipio:
De enige persoon die kan muteren is de Medewerker Leden- en Bijdragenadministratie op het Kerkelijk Bureau. Alle Ledenadministrateurs van de wijken leveren mutaties via fysieke formulieren aan de Beheerder op het Kerkelijk Bureau. De Ledenadministrateurs kunnen zelf wel telefoonnummers en emailadressen muteren voor de eigen leden van de wijk.
Gedurende de periode van de Actie Kerkbalans kunnen de Bijdragenadministrateurs van de wijken tijdelijk alle toezeggingen voor dat jaar invoeren, alsmede rekeningnummers en machtigingen. Eventuele correcties op de Kerkbalans worden per mail onderbouwd aangeleverd door de Bijdragenadministrateurs.
Leden van de Commissie Geldwerving moeten onderhoud plegen aan de systemen of query’s ontwerpen en uitvoeren.
Kerkenraadsleden en ambtsdragers met een pastorale opdracht kunnen aantekeningen over hun leden invoeren.

App Kerkgeld en Webshop SKG-Collect:
De leden zelf voeren de mutaties uit. Leden van de Commissie Geldwerving kunnen een beperkt aantal mutaties corrigeren. De Medewerker Leden en Kerkbalans op het Kerkelijk Bureau kan het collectedeel in een periodiek gift in TEGOED opvoeren.

Bancaire verkeer:
Het bancaire verkeer wordt verzorgd door de Medewerker Boekhouding op het Kerkelijk Bureau. De penningmeesters van de wijken verzorgen dat voor hun eigen deel..

Exact Online:
Idem bancaire verkeer. Penningmeesters alléén eigen deel.

Wie kan wat inzien:

LRP/Scipio:
De Medewerker Leden- en Bijdragenadministratie van het Kerkelijk Bureau kan inzien voor het Leden- en Bijdragendeel. Medewerkers Kerkelijk Bureau kunnen alléén het Ledendeel en de Leden van de Commissie Geldwerving kunnen alléén het Leden- en Bijdragendeel inzien. Dat geldt ook voor de Leden- en Bijdragenadministrateurs voor hun eigen wijk. De Pastor en Pastorale medewerkers kunnen alléén het pastorale deel van hun leden van de eigen wijk inzien.

App Kerkgeld en Webshop SKG-Collect:
Leden kunnen alléén hun eigen account inzien. Leden van de Commissie Geldwerving en de Medewerker Boekhouding alles. De Leden- en Bijdragenadministrateur van De Fontein alleen het eigen bestand.

Bancaire verkeer:
De Medewerker Boekhouding en Penningmeesters voor hun eigen deel

Exact Online:
Idem bancaire verkeer. Penningmeesters alléén eigen deel. Penningmeester College van Kerkrentmeesters alles.

Formulieren:
De Ledenadministrateurs kunnen via formulieren (gedateerd en ondertekend) mutaties van leden doorgeven. Het betreft de volgende mutaties:
– Inschrijving lid;
– Inschrijving Gastlid;
– Perforatie;
– Inschrijving Vriend;
– Wijziging voorkeurgemeente
Uiteraard kunnen leden ook zelf mutaties doorgeven.
Op de formulieren staat de volgende tekst vermeld:
Met de ondertekening van dit formulier, verklaar ik akkoord te gaan met de registratie van de gegevens in de geautomatiseerde informatiesystemen van de PKN en opname op de Contactlijst/Jaarboek (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Bij geboorte levert de Ledenadministrateurs (een kopie van) het Geboortekaartje aan. Daarnaast leveren de Ledenadministrateurs een formulier/gegevens aan bij doop en belijdenis.

Grondslag Gebruik:
Zie privacyverklaring op de website.

Autorisatiematrix: